L'autenticazione di firma consiste nell'attestazione, da parte del dipendente incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato.
L'Ufficiale di Anagrafe, salvo casi speciali previsti dalla normativa, è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Il testo del documento non può, quindi, contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private ecc. ) né concretizzare una delega o procura.
Gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione (comprese le pensioni estere) devono essere in lingua italiana. Se sono redatti lingua straniera deve contenere anche il testo in italiano.
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni e a gestori di pubblici servizi non prevedono l'autenticazione della sottoscrizione.